Telefoniczny savoir-vivre – najważniejsze zasady

Na temat rozmów telefonicznych powstało już nawet sporo książek. Dlaczego? Dlatego że rozmowa telefoniczna to sztuka sama w sobie. Istnieją nawet zasady savoir-vivre’u, które określają, co mówić, a czego nie mówić przez telefon. Rozmowy telefoniczne to także bardzo ważny aspekt, jeśli chodzi o biznes i pozyskiwanie nowych klientów. Umiejętnie przeprowadzona rozmowa telefoniczna to połowa sukcesu.

Czy zachowujesz telefoniczny savoir-vivre?

 

Na początek odpowiedz sobie na pytanie, czy sam przestrzegasz zasad korzystania z telefonu. To ciekawe doświadczenie, bo pozwala zwrócić uwagę na kilka ważnych kwestii, które często nam umykają. Czy odbierasz telefon bez zwłoki? Czy zawsze się przedstawiasz?

• Czy jesteś miły i kulturalny dla rozmówcy?
• Czy reagujesz i wyjaśniasz, skąd przerwy w rozmowie?
• Czy przepraszasz, kiedy musisz na chwilę oderwać się od telefonu?
• Czy notes i długopis trzymasz w pobliżu telefonu?
• Czy przerywasz inne zajęcia podczas rozmowy?
• Czy oddzwaniasz po nieodebranym połączeniu?
• Czy nie przerywasz rozmówcy, kiedy ten mówi?
• Czy kończysz rozmowę wyraźnie i bez przeciągania?
• Czy rozmawiasz w spokoju, bez obecności osób trzecich mogących przeszkadzać w rozmowie?

To tylko niektóre pytania, na które warto sobie odpowiedzieć.

Jak rozmawiać przez telefon? – podstawowe zasady

 

Pierwsza i najważniejsza zasada, która stoi u bram, jeśli chodzi o odpowiednie zachowanie podczas prowadzenia rozmowy telefonicznej, to przedstawienie się. Nieważne, czy dzwonisz, czy odbierasz połączenie. Podanie nazwiska pozwoli uniknąć kłopotliwych sytuacji, kiedy ktoś pomyli numery. Będzie tez okazaniem szacunku drugiej sobie, która nie musi domyślać się, z kim rozmawia. Nawet jeśli mamy pewność, że osoba po drugiej stronie ma zapisany nasz numer, przedstawić się nie zaszkodzi.

Druga kwestia dotyczy przygotowania do rozmowy. Przed wybraniem numeru należy przemyśleć, co się chce powiedzieć, o co zapytać. Dobrze też przygotować kartkę i długopis na ewentualne odpowiedzi.

Zachowując zasady rządzące rozmowami telefonicznymi, można szybciej, sprawniej i… grzeczniej dogadać się z drugą osobą.